SETUP HỆ THỐNG NHÂN SỰ PHÙ HỢP - TINH GỌN - HIỆU QUẢ

 
Trong khi các CEO đang bận rộn với kế hoạch kinh doanh thì hoạt động quản trị nội bộ thường bị bỏ qua. Do vậy các vấn đề công ty thường gặp phải là:
+ Nguồn nhân lực yếu kém thiếu kinh nghiệm
+ Phân công không hợp lý, đùn đẩy trách nhiệm
+ Quản lý lỏng lẻo, lãnh đạo thiếu trách nhiệm
+ Chất lượng hiệu quả công việc giảm sút
Thấu hiểu những khó khăn này, Công ty đào tạo tư vấn phát triển SprinGO cung cấp dịch vụ setup phòng nhân sự bài bản cho doanh nghiệp
Mục tiêu
 - Xác định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận Nhân sự
 - Thiết lập mối quan hệ giữa bộ phận nhân sự với các phòng ban bộ phận khác trong Công ty
 - Xác định cơ cấu tổ chức của Bộ phận Nhân sự
 - Ứng dụng các tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc của bộ phận nhân sự
Nội dung chính
 - Vai trò và các quan hệ tương tác của bộ phận Nhân sự
 - Cơ cấu tổ chức của bộ máy quản trị nguồn nhân lực
 - Tiêu chí hoàn thành công việc của Bộ phận Nhân sự
Chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng phòng nhân sự hiệu quả, mang lại nhiều giá trị cho tổ chức.

1. Setup và đồng bộ hóa chiến lược nhân sự với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp
2. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, đo lường và đánh giá năng lực nhân viên
3. Thiết lập cơ chế kiểm soát kết quả công việc theo từng vị trí trong tổ chức công ty, cụ thể hóa bộ KPI đánh giá kết quả công việc & năng suất.
4. Soạn thảo quy chế chi trả thu nhập, chính sách đào tạo nội bộ, cơ chế động viên - đãi ngộ theo hiệu quả đóng góp, phát triển đội ngũ

SprinGO giúp doanh nghiệp xây dựng phòng nhân sự có đủ năng lực và thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ sau đây:

• Tham gia việc hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời phù hợp với các định hướng, chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty
• Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng và quản lý nhân sự nhằm cung cấp đầy đủ nguồn nhân lực đáp ứng các yêu cầu sản xuất kinh doanh, định hướng và chiến lược công ty
• Tổ chức và phối hợp với các đơn vị thực hiện công tác đào tạo, tái đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm nâng cao nhận thức, trình độ và kỹ năng cho người lao động.
• Tổ chức giám sát việc thực hiện các chính sách, quy định và nội quy của công ty.
• Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp nằm khuyến khích và động viên người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
• Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty
• Tổ chức xây dựng cơ cấu tổ chức của toàn công ty, của các đơn vị và tổ chức thực hiện
• Thực hiện việc cung cấp và kiểm soát các dịch vụ hành chính văn phòng để đảm bảo tạo điều kiện cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được ổn định, thông suốt và hiệu quả
• Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn, sức khỏe lao động, vệ sinh lao đông và phòng chống cháy nổ trong phạm vi công ty
• Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và đóng vai trò là cầu nối giữa Ban Giám đốc và người lao động trong công ty.

1. Công tác hoạch định và tổ chức

• Tham gia vào tiến trình hoạch định cơ cấu tổ chức, đánh giá và xác định cơ cấu tổ chức, thiết kế công việc và hoạch định nguồn nhân lực. Đảm bảo tối ưu hóa biên chế nhân sự
• Tham gia vào tiến trình phát triển tổ chức, tập trung vào những vấn đề như hoạch định nguồn nhân sự kế nhiệm, phát triển lực lượng lao động hiện tại, duy trì đội ngũ nhân sự chủ chốt, thiết kế tổ chức, nâng cao hiệu quả của dòng công việc và quản lý sự thay đổi

2. Công tác tuyển dụng và quản lý nguồn lực

• Hoạch định nguồn nân lực nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời phù hợp với định hướng và chiến lược phát triển của công ty
• Thiết lập và triển khai các thủ tục, quy trình và phương pháp cần thiết để tuyển dụng và duy trì lực lượng lao động có năng lực đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh
• Giám sát việc thực hiện và quản lý các chính sách, chương trình và thủ tục về nguồn nhân lực
• Nghiên cứu và đề xuất với ban giám đốc giải quyết những vấn đề về quản lý nguồn nhân lực (các phương án hoặc giải pháp đề bạt, thay thế, luân chuyển và bổ sung nhân sự)
• Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các đơn vị
• Xây dựng chương trình tuyển dụng cho từng đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện. tiếp nhận và xử lý tất cả các đề nghị tuyển dụng một cách có hiệu lực và hiệu quả.
• Phát triển các kênh tuyển dụng và ứng dụng các phương pháp cần thiết để thu hút ứng viên
• Tổ chức thực hiện hoạt động tuyển dụng: tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn và đề xuất ứng viên
• Hướng dẫn các đơn vị thực hiện đúng chính sách và quy trình tuyển dụng; hỗ trợ trưởng các đơn vị những phương pháp, kỹ năng cần thiết để phỏng vấn và lựa chọn nhân sự có hiệu quả
• Duy trì và cập nhật các báo cáo tiến độ tuyển dụng, cơ sở dữ liệu ứng viên tiềm năng và toàn bộ những trao đổi thông tin liên quan đến việc bố trí nhân sự
• Quản lý chương trình định hướng cho người lao đông về môi trường và văn hóa công ty
• Thực hiện các thủ tục đánh giá nhân viên sau thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động
• Quản lý hồ sơ và lý lịch của cán bộ công nhân viên toàn công ty. Theo dõi và cập nhật thường xuyên hồ sơ nhân sự (chi tiết nhân sự, vị trí công tác, mức lương, kết quả đánh giá công việc, các hồ sơ về việc ghi chép, đào tạo và khen thưởng).
• Phân tích, đánh giá về chất lượng và số lượng của đội ngũ cán bộ công nhân viên, lập các báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng nguồn nhân lực và đưa ra các đề xuất cần thiết
• Thực hiện việc điều động, thuyên chuyển nhân sự và thống kê tình hình biến động nhân lực
• Theo dõi việc thực thi hệ thống đánh giá kết quả làm việc của cán bộ công nhân viên.
• Tổ chức định kỳ đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên
• Xây dựng, thực hiện và kiểm soát ngân sách nhân sự hàng năm.

3. Công tác đào tạo và phát triển nguồn lực

• Đề xuất và tổ chức thực hiện các sáng kiến đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, nhằm đáp ứng các yêu cầu về năng lực hiện tại cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như các nhu cầu đào tạo để thích ứng với những thay đổi hoặc thách thức trong tương lai.
• Xác định các kỹ năng then chốt, kỹ năng chuyên môn đối với các chức danh công việc và đề xuất nhu cầu đào tạo thích hợp cho từng nhóm chức danh công việc
• Hỗ trợ các đơn vị trong việc đánh giá kỹ năng của nhân viên và xác định nhu cầu đào tạo để nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên, giúp họ đáp ứng được các yêu cầu công việc.
• Xây dựng các kế hoạch và chương trình đào tạo (định kỳ hoặc đột xuất)
• Liên hệ với các tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo bên ngoài để thực hiện các chương trình đào tạo nhằm đá ứng các yêu cầu về năng lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh (khi cần thiết)
• Tổ chức thực hiện các khóa đào tạo và đánh giá kết quả đào tạo đối với những nội dung: đào tạo định hướng cho người lao động mới tuyển dụng; đào tạo kiến thức và kỹ năng cho công nhân tại nơi làm việc; đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên các phòng ban; đào tạo các kỹ năng cho đối tượng quản lý cấp trung; đào tạo định kỳ về công tác an toàn, sưc khỏe lao động, vệ sinh môi trường và phòng chống cháy nổ; đào tạo nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng hoặc môi trường; hướng dẫn thực hiện các thủ tục, quy trìn của công ty, v.v….
• Quản lý, trao đổi thông tin và chuyển giao những dự án đào tạo và phát triển nguồn nhân lực quan trọng hoặc có tác động trên diện rộng tới các bộ phận khác trong toàn công ty
• Phối hợp với các đơn vị theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc sau đào tạo
• Trực tiếp hoặc phối hợp nghiên cứu, thiết kế và biên soạn các tài liệu đào tạo nội bộ
• Nghiên cứu và xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên

4. Công tác lao động tiền lương và chế độ chính sách

• Xây dựng, triển khai và tổ chức thực hiện các chiến lược, chính sách và cơ cấu chi trả lương phù hợp với các mục tiêu dài hạn của công ty. Đề xuất và hỗ trợ ban giám đốc trong việc đưa ra các quy chế, quy định có liên quan đến công tác lao động tiền lương và chế độ chính sách
• Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện các phương pháp, hình thức chi trả lương, thưởng và phụ cấp phù hợp với lợi ích hợp pháp của cả công ty và người lao động
• Theo dõi những xu hướng tiền lương trên thị trường lao động và đề xuất những sửa đổi cần thiết cho quy chế, chính sách về lương bổng của công ty
• Đề xuất các kế hoạch phúc lợi có hiệu quả về mặt chi phí, theo dõi môi trường phúc lợi trong và ngoài ngành để vừa đảm bảo thu hút nguồn nhân lực vừa tối ưu hóa chi phí lao động
• Thực hiện việc tính lương, thưởng, phụ cấp chính xác và kịp thời cho cán bộ công nhân viên
• Tỏ chức thực hiện việc chi trả lương (tiền công, lương, thưởng, làm them giờ và phụ cấp các loại) cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo cho hoạt động chi trả lương thông suốt và hiệu quả
• Theo dõi và báo cáo kịp thời với ban giám đốc về bất cứ chênh lệch nào giữa tổng quỹ lương được duyệt theo ngân sách và tổng chi lương thực tế cũng như mức thu nhập bình quân
• Thu thập dữ liệu cần thiết để xác định chuẩn mức so sánh tiền lương và các khoản phúc lợi.
• Tổ chức việc theo dõi, lập danh sách đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động theo đúng các quy định của nhà nước
• Lập danh sách lao động định kỳ theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước
• Trình kế hoạch và tổ chức thực hiện đối với các chế độ tiền thưởng nhân dịp lễ, tết, v.v.
• Theo dõi việc nghỉ lễ tết, nghỉ phép, nghỉ việc riêng và nghỉ chế độ của người lao động
• Tổng hợp các dữ liệu cần thiết để thực hiện việc phân tích, đánh giá kết quả công việc và xét điều chỉnh lương hàng năm trong toàn công ty.
• Thực hiện việc kiểm tra, xếp bậc lương, điều chỉnh lương theo đúng quy định của công ty
• Giao dịch với các cơ quan nhà nước để giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động

5. Công tác xây dựng, tổ chức và giám sát thực hiện các chính sách, thủ tục và quy định

• Tổ chức xây dựng các quy chế, chính sách, quy định nhằm khuyến khích, động viên người lao động làm việc, đồng thời bảo vệ các quyền lợi và nghĩa vụ của công ty và người lao động.
• Nghiên cứu, soạn thảo và cải tiến các quy định, quy trình, hướng dẫn công việc nằm trong các hệ thống quản lý đang vận hành tại công ty (hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường, phương pháp thực hành 5S, Kaizen, v.v)
• Phối hợp phổ biến, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đánh giá và đề xuất các biện pháp khắc phục phòng ngừa cần thiết để duy trì và cải tiến các hệ thống quản lý đang vận hành tại công ty (hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường, phương pháp thực hành 5S, Kaizen, v.v)
• Hoạch định, triển khai thực hiện và quản lý các chương trình, thủ tục và hướng dẫn nhằm giúp cán bộ công nhân viên thực hiện và đạt được những mục tiêu chiến lược của công ty.
• Đề xuất phương án và tổ chức thực hiện các quyết định, quy định của ban giám đốc
• Giám sát việc thực hiện các quyết định, quy định của ban giám đốc, đồng thời báo cáo đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình và kết quả thực hiện các nhiệm vụ do ban giám đốc giao
• Phổ biến hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và đánh giá tình hình chấp hành quy định về kỷ luật lao động, quy chế và nội quy lao động của cán bộ công nhân viên trong phạm vi toàn công ty
• Phối hợp tổ chức định kỳ đánh giá nội bộ đối với hệ thống quản lý chất lượng theo đúng quy định

6. Công tác an toàn lao động, sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

• Thiết kế và thực thi các hệ thống đảm bảo an toàn, sức khỏe nghề nghiệp, vệ sinh công nghiệp và môi trường làm việc, nhằm ngăn ngừa hoặc loại trù mọi tác động tiêu cực từ hoạt động sản xuất kinh doanh đối với sự an toàn, sức khỏe của nhân viên và môi trường làm việc.
• Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch bảo hộ lao động hàng năm hoặc đột xuất
• Xây dựng, hoàn thiện và phổ biến các văn bản, tài liệu hướng dẫn về công tác an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, môi trường làm việc và phòng chống cháy nổ
• Cập nhật và phổ biến các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn về an toàn và vệ sinh lao động của nhà nước, các nội quy, quy định về bảo hộ lao động của công ty cho người lao động
• Triển khai, tổ chức thực hiện và đảm bảo việc tuân thủ các chính sách, quy định và tiêu chuẩn liên quan đến an toàn lao động, sức khỏe nghề nghiệp, vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy nổ và bảo vệ môi trường do công ty quy định hoặc theo yêu cầu của pháp luật
• Đề xuất việc tổ chức các hoạt động tuyên truyền về an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp
• Phối hợp với các đơn vị có liên quan xác định những yếu tố nguy hiểm, độc hại tác động tới người lao động khi vận hành dây chuyền sản xuất và môi trường lao động
• Tổ chức cấp phát trang thiết bị, phương tiện bảo hộ lao động cá nhân cho người lao động, đồng thời giám sát việc sử dụng trang thiết bị, phương tiện bảo hộ lao động trong công ty
• Đề xuất quy trình, biện pháp kỹ thuật an toàn lao động và phòng chống cháy nổ, biện pháp kỹ thuật vệ sinh công nghiệp, cải thiện điều kiện làm việc nhằm chăm sóc sức khỏe cho người lao động, đề xuất các phương án phòng ngừa bệnh nghề nghiệp và sự cố tai nạn lao động
• Theo dõi và cấp phát bồi dưỡng độc hại cho các đơn vị
• Giám sát công tác bảo hộ lao động, kiểm tra việc chấp hành các chế độ bảo hộ lao động, tiêu chuẩn an toàn và vệ sinh công nghiệp trong phạm vi công ty, đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục phòng ngừa cần thiết
• Lập biên bản các sự vụ vi phạm và các phiếu khắc phục phòng ngừa đối với các hiện tượng hoặc nguy cơ gây mất an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp và môi trường làm việc
• Điều tra và thống kê các vụ tai nạn lao động xảy ra trong công ty
• Tư vấn cho ban giám đốc các phương pháp nhằm hạn chế các rủi ro đối với người lao động

7. Công tác hành chính và quản trị trang thiết bị văn phòng

• Quản lý các trang thiết bị văn phòng (hệ thống máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax, máy chiếu, điện thoại, tivi, đầu kỹ thuật số, v.v…)
• Phối hợp với các đơn vị thực hiện công tác bảo dưỡng định kỳ và cung cấp dịch vụ sửa chữa hệ thống trang thiết bị văn phòng trong phạm vi toàn công ty
• Quản lý các loại công văn, giấy tờ đi đến, sổ sách hành chính.
• Thực hiện việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ liên quan đến chức năng quản trị nhân sự như hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ thanh toán lương và các tài liệu công chứng, v.v
• Thực hiện việc soạn thảo công văn, thông báo, quyết định, v.v; sao chụp các văn bản, giấy tờ có liên quan đến nhiệm vụ được giao; giao nhận hàng hóa, công văn, tài liệu đến các đơn vị.
• Tổ chức tiếp đón và thực hiện lịch làm việc với các cơ quan chức năng về những vấn đề liên quan đến công tác của phòng hành chính nhân sự
• Tổng hợp kết luận của buổi làm việc, báo cáo và đề xuất phương án với ban giám đốc để kịp thời giải quyết nững đề xuất, kiến nghị của các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan
• Theo dõi và kiểm soát các chi phí hành chính như: điện thoại, văn phòng phẩm, xe, bếp ăn tập thể…đúng theo quy định mức đã xây dựng và phê duyệt
• Quản trị trang thông tin điện tử của công ty. Cập nhật những bài viết, hình ảnh liên quan tới công ty và lĩnh vực ngành nghề công ty đang kinh doanh. Quản trị hệ thống WAN, LAN của công ty
• Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống trao đổi thông tin (nội bộ và bên ngoài). Quản lý bộ phận bếp ăn tập thể: thực hiện công tác kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm; theo dõi định mức sử dụng và tồn kho thực phẩm; tổng hợp số suất ăn và thanh toán tiền mua thực phẩm; thực hiện cung cấp suất ăn đạt tiêu chuẩn cho người lao động;
• Cung cấp các dịch vụ vệ sinh cho toàn công ty
• Thực hiện các công việc khánh tiết (treo cờ, khẩu hiệu, băng rôn, dán thông cáo, v.v.)
• Hỗ trợ cho các đơn vị có liên quan về công tác hành chính.

8. Công tác bảo vệ

• Quản lý, bảo vệ các loại tài sản trong công ty
• Đảm bảo an ninh, trật tự và phòng chống cháy nổ trong phạm vi công ty
• Thực hiện giám sát công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ tài sản, giữ trật tự trị an tại khu vực và tham gia các công tác an ninh quốc phòng với chính quyền địa phương (nếu có)
• Theo dõi việc xuất nhập tài sản, vật tư, thiết bị và sản phẩm; thực hiện ghi chép số liệu phát sinh trong ngày

9. Công tác pháp chế, quản lý các mối quan hệ lao động và truyền thông nội bộ

• Nghiên cứu và nắm vững các quy định pháp luật có liên quan đến các hoạt động của công ty nhằm đảm bảo cho các hoạt động của công ty luôn phù hợp với các quy định của pháp luật.
• Đề xuất các chính sách và mục tiêu liên quan đến lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực nhằm tạo dựng mối quan hệ tích cực giữa người sử dụng lao động và cán bộ công nhân viên; thúc đẩy tinh thần và động cơ làm việc của cán bộ công nhân viên; phù hợp với các chính sách, thủ tục, chương trình của công ty và các quy định của pháp luật
• Xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước
• Duy trì và nâng cao hình ảnh của công ty đối với nhân viên và cộng đồng xã hội thông qua việc xây dựng và phổ biến các thông tin quảng cáo, thông cáo báo chí, thông cáo nội bộ, v.v.
• Tạo dựng một môi trường làm việc thuận lợi cho cán bộ công nhân viên thông qua các hoạt động quan hệ nhân viên và truyền thông nội bộ
• Triển khai các mối quan hệ công việc lành mạnh với giám đốc điều hành, cán bộ quản lý các cấp và công nhân viên để kịp thời tư vấn, hướng dẫn và hỗ trợ họ khi cần thiết
• Phát hiện, giải quyết và báo cáo về những khiếu nại, thắc mắc, tranh chấp hoặc bất mãn của người lao động liên quan đến các chế độ, chính sách, quy định của nhà nước và của công ty
• Xử lý kỷ luật các trường hợp người lao động vi phạm quy chế, quy định và nội quy công ty
• Hỗ trợ ban giám đốc trong việc xử lý những trường hợp xảy ra tranh chấp lao động
• Tiến hành phỏng vấn thôi việc để thu thập các góp ý hoặc phàn nàn của người lao động.